Zarządzenie Nr 40/2024 Starosty Prudnickiego z dnia 15-07-2024 Zmieniające Zarządzenie Starosty Prudnickiego w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnnętrznych w Starostwie Powiatowym w Prudniku
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 107), rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządza się co następuje:
§ 1. W zarządzeniu Nr 63 Starosty Prudnickiego z dnia 23 paźdzniernika 2012 r. wprowadza się następujące zmiany:
1) § 2. otrzymuje brzmienie:„§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) Instytucja zarządzająca - właściwy mnister, minister właściwy do spraw funduszy i polityki regionalnej lub, w przypadku regionalngo programu operacyjnego, zarząd województwa, odpowiedzialni za przygotowanie i realizację programu operacyjnego,
2) Przepisy odrębne – przepisy unijne, tj. , Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego Rady (UE) nr 1299 z dnia 17 grudnia 2013 w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu ,,Europejska współpraca terytorialna”; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1300/2013 z dnia 17 grudnia 2013 w sprawie Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1084/2006; Rozporządzenie Parlamentu i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku w sprawie EFRR i przepisów szczególnych dotyczących celu ,,Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 1302/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1082/2006 w sprawie europejskiego ugrupowania współpracy terytorialnej (EUWT) w celu doprecyzowania, uproszczenia i usprawnienia procesu tworzenia takich ugrupowań oraz ich funkcjonowania; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2003; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006; Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzenia nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1056 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 roku ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 ; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu ,,Europejska współpraca terytorialna (Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej,
3) przepisy krajowe, tj. ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021 (Dz. U. 2022 poz. 1079),
4) wiodąca komórka organizacyjna - wydział, referat, lub samodzielne stanowisko pracy Starostwa Powiatowego w Prudniku zajmujący się realizacją danego projekty w szerszym zakresie niż komórka organizacyjna z nią współpracująca,
5) współpracująca komórka organizacyjna - wydział, referat, lub samodzielne stanowisko pracy współpracująca z wiodącą komórką organizacyjną w realizacji danego projektu.”
2) § 3 trzymuje brzmienie:
„§ 3. 1 Wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem, realizacją oraz finansowaniem projektów podlegają archiwizacji zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oragz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), z zastrzeżnieniem, że okres przechowywania dokumentacji projektowej w archiwum zakładowym nie może być krótszy niż termin określony w umowie o dofinansowanie lub w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającemy przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającemy rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku ustanawiającemy wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych fnduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, lub też w przepisach odrębnych. 2. Archiwizacji podlegają wydatki kwalifikowane i wydatki niekwalifikowane w ramach projektu. 3. Dokumenty projektowe należy przechowywać w formie tradycyjnej, w formie oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodnością z oryginałem, zszytych w teczki aktowe. Dopuszcza się przechowywanie dokumentów projektowych na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych, lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej. W przypaku. gdy dokumenty projektowe występują jedynie w wersji elektronicznej na nośnikach danych, do teczki archiwizowanych dokumentów dotyczących danego projektu w formie tradycyjnej, należy dołączyć notatkę informującą o przechowywaniu wyżej wymienionych dokumentów na nośnikach danych. Notatka musi być podpisana przez kierownika wiodącej komórki organizacyjnej. Dopuszcza się rónież przechowyuwanie dykumentów projektowych występujących wyłącznie w formie elektronicznej w systemach komputerowych, które jednak muszą spełniać normy bezpieczeństwa zapewniające, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu. 4. W przypadku przechowywania dokumentów projektowych występujących wyłącznie w formie elektronicznej w systemach komputerowych, do archiwizowanej teczki w formie tradycyjnej, obejmujących dany projekt, należy dołączyć notatkę służbową (podpisaną przez kierownika komórki organizacyjnej obsługującej dany system komputerowy oraz kierownika wiodącej komórki organizacyjnej) informująca o tym, że dokumentacja dotycząca danego projektu znajduje się w systemie komputerowym. W notatce należy podać nazwę systemu. ”;
3) § 4. otrzymuje brzmienie:„§ 4.1 Dokumentacja projektowa przechowywana jest w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Prudniku realizujących projekt, a następnie przekazywana do archiwum zakładowego po upływie 2 lat licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia ostatniej sprawy w projekcie.
2. W przypadku, gdy realizatorem wiodącym projektu jest jedna z komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego, komórka organizacyjna z nią współpracująca w ramach projektu, przekazuje wiodącej komórce organizacyjnej całość dokumentacji projektowej spraw zakończonych przed upływem czasu okreśłonego w ust. 1.
3. Przekazanie, o którym mowa w ust. 2. następuje na podstawie prawidłowo oznakowanego (zgodnie z wytycznymi programu) protokołu zdawczo - odbiorczego zawierającego m. in.:
1) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
2) wykaz przekazywanych dokumentów,
3) imię, nazwisko oraz podpis pracownika pracownika przygotowującego protokół,
4) imię, nazwisko oraz podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
5) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację."
4) § 5.1 otrzymuje brzmienie:„§ 5.1 Wśród dokumentów, które bezwzględnie podlegają archiwizacji wyróżnia się:
1) dokumentację ogólną projektu obejmującą m. in.:
a) oryginał umowy o dofinansowanie, a w przypadku dokonywania zmian w umowie - oryginały wszystkich zawartych aneksów,
b) kopie wniosków o płatność wraz z załącznikami potwierdzone za zgodnością z oryginałem
c) korespondencję i dokumentację związaną m. in. z promocją, rozeznania rynku itp.
d) oryginał informacji pokontrolnej z przeprowadzonych kontroli oraz ewentualne zastrzeżenia,, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.
2) dokumentację finansowo - księgową obejmującą m. in.:
a) wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej, dotyczące realizowanego projektu,
b) oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury, rachunki, paragony, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenia przelewu, wypłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.),
c) deklaracje VAT za okres realizacji projektu, jeśli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu.
d) polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej, ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów służbowych, jeśli były stosowane.
e) polityka rachunkowości, zakładowy plan kont.
f) oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania operacji projektu, w przypadku Beneficjentów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczatł ewidencjonowany lub kartę podatkową.
3) dokumentacje merytoryczną projektu obejmującą m. in.:
a) oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej (kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze, dziennik budowy, protokoły odbioru, protokoły konieczności, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące realizowanych inwestycji, studium wykonalności, itp.),
b) oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia (świadectwa, certyfikaty, gwarancje, licencje, protokoły odbioru),
c) oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydaktów kwalifikowanych i niekwalifikowanych (analizy, kosztorysy, opinie, pozwolenia, raporty badań, itp.),
d) oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksy umów (w tym umowy o pracę, dzieło, zlecenia), oddelegowanie do projektu,
e) dokumentacja związana z finansowaniem wynagrodzeń personelu projektu,
f) karty czasu pracy, listy obecności, jeśli były stosowane,
g) oryginały dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym (materiały z konferencji i szkoleń organizowanych w ramach projektu - zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, zdjęcia z przeprowadzonych skzoleń i konferencji, zdjęcia tablic informacyjnych i pamiątkowych, ulotki, plakaty, oryginały gazet i czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia oraz inne informacje dotyczące projektu, nagrania radiowe i telewizyjne, wydruki ze stron internetowych, na których umieszczono informacje promocyjne, inne dowody dotyczące promocji projektu).
4) dokumentację przetargową obejmującą m. in.:
a) wszystkie niezbędne dokumenty zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
b) umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych,
c) dokumentacja związana z wyborem wykonawców m. in. usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem a prowadzonych w postępowaniu udzielenia zamówienia publicznego.
5) inne dokumenty dotyczące projektu obejmującę m. in.:
a) raporty z audytu zewnętrznego,
b) korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji projektu,
c) sprawozdania sporządzone w okresie trwałości projektu i korespondencja z nimi związana,
d) inne dokumenty wynikające z realizacji projektu. ”
4) uchyla się §5. ust. 3.
5) § 7 otrzmuje brzmienie:„§7 Za przechowywanie i przekazywanie do archiwizacji dokumentacji projektowej odpowiedzialni są:
1) naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy m. in. w zakresie dokumentacji ogólnej i merytorycznej projektu,
2) skarbnik powiatu w zakresie m. in. dokumentacji finansowo - księgowej i merytorycznej,
3) Stanowisko ds. zamówień publicznych w zakresie dokumentacji przetargowej.”
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Zarządzenie Nr 402024 Starosty Prudnickiego z dnia 15-07-2024 Zmieniające Zarządzenie Starosty Prudnickiego w?sprawie przechowywania i?archiwizowania dokumentacji związanej z?realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnnętrznych w?St.pdf (191,10KB)